Dartem
Gestió documental
La major part de la informació que manipulen les empreses correspon a continguts no estructurats, com documents de text, imatges escanejades o correus electrònics. Molts d’aquests continguts es troben fins i tot fora del control de l’organització, i la seva gestió es torna cada dia més complexa. L’organització i centralització de la informació, la seva classificació i distribució de forma segura, el compliment d’estàndards i regulacions i l’optimització dels processos de negoci són alguns dels reptes més comuns de les empreses en l’actualitat.
La implantació d’un sistema de gestió documental permet afrontar aquesta problemàtica mitjançant la definició i realització d’una sèrie de processos i tasques, que fan possible gestionar de forma òptima tots els continguts necessaris per al desenvolupament empresarial.
Avantatges de la utilització d’eines de gestió documental (ECM – Enterprise Content Management)
Reducció de costos salarials per una millor gestió i control efectiu de la informació:
- Accés instantani i senzill a tota la documentació.
- Reducció dels desplaçaments i dels costos de distribució de documentació.
- Reducció de temps de consultes i tasques d’arxiu.
- Reducció del temps de localització i recuperació de documents.
Reducció de costos administratius per un ús racional dels recursos:
- Facilitat de compartir informació aprofitant-la més eficientment.
- Estalvi d’espai físic d’emmagatzament.
- Reducció de situacions com la duplicitat de documents arxivats, fotocòpies innecessàries, dobles enregistraments de dades, etc.
Increment de la productivitat i valor afegit:
- Preserva la informació acumulada en els anys d’experiència de l’equip humà de les empreses. Fomenta la difusió de les millors pràctiques i dels sistemes interns de treball mitjançant la normalització dels expedients documentals.
- Incrementa la seguretat i fiabilitat de la informació. Els documents de gran valor per l’organització es poden custodiar amb mitjans d’alta seguretat, mentre que, per a l’ús diari, es disposa de la seva rèplica electrònica. L’accés a la documentació electrònica es pot restringir i controlar mitjançant l’assignació de diferents permisos als usuaris.
- Millora de la qualitat del servei. Quan els clients requereixen documentació poden ser atesos més ràpidament.
- Millora la gestió. La resposta del sistema és més àgil i eficaç aportant una avantatge competitiu a l’empresa.
- Millora dels fluxos de treball de la documentació.
- Millora de la traçabilitat de la documentació així com del compliment d’estàndards i regulacions de tractament i/o arxiu d’informació i documentació.